صرف نظر از اینکه برنامه ریزی پروژه شما تا چه حد مناسب باشد، همیشه احتمال تأخیر در آن وجود خواهد داشت. این تأخیرها به دلایل مختلف (خوب و بد) بروز پیدا می کنند و برخی از این دلایل حتی می توانند موهبتی پنهانی درون خود داشته باشند. اما پرسش این نیست که آیا تأخیرها بوقوع می پیوندند یا نه (چرا که قطعاً اینگونه خواهد بود)، بلکه این سوال وجود خواهد داشت که چگونه باید پس از بروز با آنها مقابله کرد.
سرآغاز تأخیر: تلاش و عدم قطعیت
تمامی پروژه ها، صرف نظر از اندازه، دامنه و پیچیدگی، توسط دو عامل کلیدی تحت فشار قرار می گیرند: تلاش و عدم قطعیت. این پدیده را می‌توان به بهترین شکل و به کمک دو نمونه شناخته شده شرح داد:
- قانون پارکینسون درباره تلاش سخن می گوید: «کارها برای پر کردن زمان های خالی گسترش می یابند.»
- قانون مورفی درباره عدم قطعیت سخن می گوید: «اگر قرار است اتفاق نادرستی بیافتد، خواهد افتاد و به احتمال زیاد در بدترین زمان ممکن.»
این واقعیتی است که تمامی مدیران پروژه با آن روبرو می شوند. صرف نظر از زمانی که برای انجام پروژه در نظر گرفته شده و همچنین درست بودن برنامه‌ها، در نهایت همیشه با موضوعی «غیرمنتظره» برخورد خواهید کرد.
بنابراین اگر کارهایی برای پر کردن زمان خالی گسترش می یابند و اتفاقات بد و نادرست در نهایت به وقوع می پیوندند، تنها کاری که باید انجام داد، آماده شدن است. شما نباید قربانی تلاش و عدم قطعیت باشید، بلکه می توانید مسئولیت کارها را در دست بگیرید و در این راه چهار گام ساده پیش روی خواهید داشت:
گام ۱: زمان اتمام پروژه را واقع گرایانه تعیین کنید.
زمان اتمام پروژه چه به شکل اجباری و چه اختیاری تعیین شده باشد، موجب شفافیت پروژه می شود. از نظر مشتریان این زمان بیانگر انتظار برای تحویل محصول است. از نظر اعضای تیم پروژه، این موارد انتظارات موجود برای تلاش و عملکرد را تعیین می کنند و از نظر مدیر پروژه، مهلت‌های زمانی چارچوب و محدوده ای را برای مدیریت به وجود می آورند که تعریف کننده اهداف، معیارها و نقاط عطف است. اما این مهلت های زمانی به خودی خود هدف محسوب نمی شوند. ارزش یک پروژه که مبتنی بر نیازهای کسب و کار است اصلی ترین عامل هدایت پروژه به شمار می آید.
اما ویژگی های «زمان اتمام واقع گرایانه» به چه شکل هستند؟
- برای برآورده ساختن نیازهای خاص طراحی شده اند (یعنی «مأموریت» پروژه).
- به منظور ارائه‌ی نتایج خاص طراحی شده اند (یعنی «موارد قابل تحویل» در پروژه).
- مبتنی بر واقعیت های حقیقی هستند، با در نظر گرفتن کار و منابع مورد نیاز.
- به شکلی طراحی شده اند که تمامی محدودیت های مربوطه را مد نظر قرار دهند.
- طراحی شده اند تا قابلیت دسترسی به منابع و ظرفیت های مربوطه را نشان دهند.
- به صورت کامل بازتاب دهنده تمامی ریسک ها و اولویت ها هستند.
- «شرایط توجیهی» را در بر می گیرند.
- به عنوان بخشی از فرآیند «تعریف پروژه» شرح داده شده و مستندسازی می شوند.
- به اندازه کافی مشخص هستند تا امکان حفظ آنها با توجه به تغییرات در نظر گرفته شده در پروژه وجود داشته باشد.
گام ۲: یاد بگیرید در انتظار موارد غیرمنتظره باشید.
«تأخیرهای پروژه» آنقدر معمول هستند که «منتظره» به شمار بیایند. ماهیت «غیرمنتظره» بودن «تأخیر پروژه» نه به ممکن بودن آن، که به نوع منابع، احتمالات و زمان بندی پروژه بستگی خواهد داشت. انواع خاصی از تأخیرات را می توان به خوبی پیش بینی کرد (مثلاً تحویل دیرهنگام از یک منبع خارجی). بنابراین امکان در نظر گرفتن آنها پیش از زمان بندی و آغاز پروژه وجود خواهد داشت. سایر انواع تأخیرها اگرچه ممکن است قابل پیش بینی باشند، اما محاسبه منطقی آنها در برنامه ریزی اولیه امکان پذیر نیست. اگر هر تأخیر احتمالی در این برنامه ریزی اولیه لحاظ شود، آنگاه فرآیند زمان بندی بسیار طولانی خواهد شد، پروژه با زمان و هزینه بالایی روبرو شده و هرگز به تأیید نخواهد رسید.
تأخیرهای قابل پیش بینی (که بر اساس شرایط و تجربیات محتمل تلقی می شوند) را می توان از طریق طرح مدیریت ریسک مستند در پروژه لحاظ کرد. وقتی برنامه پروژه آماده شد، ریسک ها را می توان شناسایی و ارزیابی کرد تا امکان تعیین تأخیرهای محتمل و اقدامات کاهشی بالقوه میسر شود. اگر تأخیرهای پیش بینی شده محقق شوند، آنگاه طرح مدیریت ریسک می تواند اقدامات از پیش تعیین شده‌ای را ممکن کند. تأخیرهای غیرمنتظره آنهایی هستند که عموماً قابل پیش بینی نبوده و از این رو در طرح مدیریت ریسک مد نظر قرار نمی گیرند. البته این مسئله بدان معنی نیست که امکان آماده سازی برای اقدام مناسب وجود نخواهد داشت.
گام ۳: برای به حداقل رساندن موارد «غیرمنتظره» به شکل فعال و خلاق عمل کنید.
- هشیار باشید: هر پروژه ریتم و جریان خاص خود را دارد. بنابراین با استفاده از دانش خود درباره اهداف، اولویت ها و پویایی تیم های پروژه می توانید علائم هشدار دهنده درباره‌ی تأخیرهای آتی را متوجه شده و موقعیت بهتری برای اتخاذ تصمیم های سخت در اختیار داشته باشید.
- عاقلانه برنامه ریزی کنید: تأخیرهای غیر منتظره می توانند از طریق زمان بندی و برنامه ریزی استراتژیک به حداقل برسند. هر پروژه بایستی با یک طرح زمان بندی معقول و قابل اجرا، آغاز شده و در آن تمامی وابستگی ها و معیارهای مربوطه لحاظ شده باشد.
- یک فرآیند را دنبال کنید: هر پروژه بایستی از طریق رویه های مقرر و سنجش شده مدیریت شود و گزارش های وضعیت به هنگام و معنادار، چه به صورت رسمی و چه غیررسمی، برای بیان اطلاعات مهم به منظور شناسایی مهلت های زمانی از دست رفته و تأخیرهای بالقوه ارائه شود.
- از ارتباطات استفاده کنید: ارتباطات مؤلفه ای کلیدی در موفقیت پروژه به شمار می آید و برای مدیریت انتظارات مشتری و تعارضات مربوط به آن ضروری است. هر مدیر پروژه در مواجهه با تأخیرهای ایجاد شده باید بتواند با مشتریان بصورت مؤثر ارتباط برقرار کرده و با تکیه بر روابط قدرتمند در زمینه مسائل و مشکلات ایجاد شده، پروژه را نجات دهد.
گام ۴: برای کاهش «خسارات» ناشی از تأخیرها، اقدامات عملی انجام دهید.
اما پس از وقوع تأخیر در پروژه، برای مدیریت آن چه کاری می‌توان انجام داد؟
- مهلت های زمانی از دست رفته به سبب تأخیر را هر چه سریع تر به رسمیت بشناسید. زمانی که مشکلات پروژه خود را نشان می دهند، شما باید به سرعت و به منظور جلوگیری از تأخیر پروژه در هر زمان ممکن اقدامی عملی انجام دهید. اما پس از برآورده نشدن یک مهلت زمانی و اجتناب ناپذیر تلقی شدن تأخیر نیز، بایستی به منظور مدیریت پیامدهای آتی سریعاً اقدام کنید. واقعیت ها و مسئولیت ها را پذیرفته، از سرزنش دیگران خودداری کرده و خود را برای هرگونه واکنشی آماده کنید.
- منابع مناسب را جمع آوری کنید. به منظور مدیریت مناسب تأخیر پروژه، بایستی تمامی منابع را جهت تحلیل مسئله و تصمیم گیری مناسب در کنار هم قرار دهید. این منابع بسته به پروژه و ماهیت تأخیر می توانند شامل اسپانسر پروژه، کمیته راهبری، خبرگان فنی، فروشندگان، مشتریان و سایر تصمیم گیرندگان کلیدی باشند.
- پیامدهای مربوطه را مد نظر قرار دهید. تأخیرها و مهلت های زمانی از دست رفته تا زمانی که ارزش پروژه از پیامدهای تأخیر بیشتر است، قابل قبول خواهند بود. احتمال زیادی دارد که تأخیرها بر هزینه پروژه، در دسترس بودن منابع، روابط با مشتریان و الزامات کسب و کار تأثیرگذار باشند. از سوی دیگر، این تأخیرها فرصت‌هایی برای اصلاح پروژه و بازنگری در تصمیمات منجر به بروز مشکلات، بهره گیری از شرایط متغیر کسب و کار و احتمالاً بهبود موارد قابل تحویل پروژه در اختیارتان قرار می دهند. این پیامدهای مثبت را بایستی در کنار موارد منفی تشخیص داد تا امکان ایجاد تصویر کاملی از تأخیر، به حداقل رساندن تأثیرات منفی و بیشینه سازی فرصت ها بوجود بیاید.
- موارد جایگزین را شناسایی و ارزیابی کنید. پس از تحلیل کامل پیامدها، بایستی راهکارهای جایگزین را بررسی و آزمایش کرد. بسته به الزامات و شرایط موجود، راه حل های متعددی در اختیار خواهند بود، شامل تمدید مهلت های زمانی پروژه، اصلاح موارد قابل تحویل، استفاده از منابع اضافی و یا تغییر دامنه پروژه.
- ارتباط برقرار کنید، مذاکره کنید و تصمیم بگیرید. پس از شناسایی راهکارهای اصلاحی، پذیرش و تأیید تمامی ذینفعان اصلی در پروژه بایستی لحاظ شود. برای اطمینان از وجود رضایت آگاهانه در این افراد، طرح اصلاح شده پروژه تدوین می شود که جدول زمانی تأخیر یافته و موارد احتمالی مربوطه در آن قرار دارد. علاوه بر این بایستی شرح و توجیه تأخیر در صورت نیاز به انجام رسیده و دلایل، عواقب و منافع احتمالی نیز توضیح داده شود. صرف نظر از زمان درخواستی به موجب تأخیر، حفظ (یا بدست آوردن مجدد) اعتماد ذینفعان تأیید کننده نسبت به پروژه و تیم پروژه اهمیت زیادی خواهد داشت. مشکلات را نباید با عدم شفافیت بیان کرد، بلکه بهتر است هرگونه خطا در داوری یا برنامه ریزی را پذیرفت تا نشان داد چه درس هایی از این مسائل گرفته شده، چه اقدامات اصلاحی به انجام رسیده و تا چه حد پروژه هنوز هم قابل اجراست.
