مفهوم دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه به چه معناست؟
باید گفت که دفتر مدیریت پروژه، واحدی در سازمان است که بهترین روش های مدیریت پروژه را طبقه بندی و ثبت می کند. در دفتر مدیریت پروژه چارچوبی برای پروژه ها تعیین می کند، کارکنان را آموزش می دهد و برای تمام فرآیندها، معیار‌هایی را تعیین و دنبال می کند. سپس از این معیار‌ها برای بهینه سازی فرآیندها استفاده میکند و اطمینان حاصل میکند که هر پروژه در جهت اهداف و مقصود سازمان باشد.
چرا دفتر مدیریت پروژه حائز اهمیت است؟
فرآیندها
فرآیند بهینه شده، کارهای معمول و تکراری را حذف کرده و پیشرفتی دائمی از اموری که در راستای انجام یک پروژه موفق هستند را حاصل میکند. مزیت فرآیند بهینه شده این است که فرآیند، در گذشته امتحان شده و به نتایج مثبتی رسیده است. هر متغیری که پروژه را از هدف دور کند، حذف خواهد شد و همچنین مواردی چون خطر شکست پروژه، زمان تحویل از دست رفته و هزینه های مازاد، به حداقل می رسند.
کارکنان
برای داشتن پروژه‌‌ای موفق که فرآیندها را به کار می‌‌برند، دفتر مدیریت پروژه باید درک مشخصی از مجموعه مهارت های کارکنان در به کار بردن فرآیندها داشته باشد. فرآیندها طوری طراحی شده اند که در بازه زمانی خاصی تکمیل می شوند و فقدان مجموعه مهارت های مورد نیاز می تواند بازه زمانی پروژه را در معرض خطر قرار دهد. بسته به مدل کسب و کار، کمبود مجموعه ای از مهارت ها، از یکپارچه سازی یک سرور گرفته تا تهیه مواد و بتن ریزی، یا استفاده از یک اپلیکیشن را شامل می شود. شناسایی کمبود دانش و ارائه آموزش های مجدد، برای موفقیت پروژه از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
نقص آموزشی زمانی ایجاد می شود که ابزار تخصصی جدیدی وارد سازمان شود و اگر اجرای برنامه و آموزش آن، هماهنگ نباشند، نا آشنایی با ساختار ابزار می تواند تأثیر منفی بر پروژه بگذارد.
فناوری
در کنار فرآیندها و کارکنان، ابزار فنی هم سومین رکن مدیریت پروژه است. بر این اساس، پیشرفت فناورانه در محیط مدیریت پروژه باید آموزش دائمی برای کارکنان درگیر در پروژه به همراه داشته باشد. نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه، نیاز به چاپ گزارشات را برطرف کرده اند. ابزار ارتباطات نیز، نیاز به تشکیل گروه های متمرکز مدیریت پروژه را رفع کرده است. نرم افزارهای ارتباطی به کارکنان دفتر مدیریت پروژه و تمامی افراد پروژه، اجازه می دهد تا به راحتی ارتباط برقرار کنند، زمان را مدیریت کنند و دسترسی آسان به تمام مدارک پروژه را فراهم کنند. به کمک نرم افزار مدیریت تخصصی پروژه، انجام وظایف و مسئولیت ها برای دفتر مدیریت پروژه، آسان تر می شود.
شاخص‌های کلیدی عملکرد ایجاد دفتر مدیریت پروژه
یکی از مسئولیت های اصلی دفتر مدیریت پروژه، ساخت چارچوب در جهت نظارت پروژه است. چارچوب نظارتی، مستقیماً با اهداف و مقاصد سازمان، مرتبط است. این چارچوب، رویکردی هدفمند، منظم و قابل تکرار ارائه می کند که بر تمام پروژه ها کنترل دارد. هیئت نظارت شامل کارکنان دفتر مدیریت پروژه، مدیران پروژه، مدیران منابع و حامیان مانند سرمایه‌گذاران و مشتریان است. این سهامداران در پیشرفت هر پروژه ای، منفعت شخصی دارند. مطابق این چارچوب، استاندارد‌های دقیق و معیار‌هایی وجود دارند که به دفتر مدیریت پروژه اجازه می دهند تا هر نقصی در فرآیند یا انحرافاتی از نتایج مورد انتظار را شناسایی کنند.
موفقیت پروژه و فرآیندها با شاخص کلیدی عملکرد ( KPI’s) مقایسه می شوند. شاخص های کلیدی عملکرد بسیاری وجود دارند که ارزیابی آن ها در‌مورد نتایج مورد انتظار، در‌مقایسه با نتایج واقعی پروژه انجام می شود. برخی از رایج ترین شاخص های کلیدی عملکرد، شامل موارد زیر هستند:
. شاخص عملکرد هزینه
. ساعت های کاری برنامه ریزی شده
. درصد پیشرفت کارهای انجام شده
. درصد پروژه هایی که در موعد مقرر تمام شدند
. بکار‌گیری منابع
. نرخ بازگشت سرمایه (ROI)
به طور کلی، شاخص کلیدی عملکرد برای تعیین موفقیت یا شکست فرآیند یا پروژه ها استفاده می شود. پروژه نا موفق با مشکلاتی چون کمبود منابع مورد نیاز یا عملکرد شغلی کارکنان، در ارتباط است. دفتر مدیریت پروژه برای پیدا کردن دلایل، شاخص کلیدی عملکرد را بررسی می کند. به عنوان مثال، اگر کارکنان پروژه، مدیریت زمان صحیح و هماهنگی در انجام تمام وظایف تعیین شده انجام دهند، پروژه با مشکل عملکرد شغلی ضعیف روبرو نخواهد شد. گرچه اگر این معیار‌ها به طور پیوسته مشاهده نشوند، شاید کارکنان به آموزش مجدد نیاز داشته باشند.
امروزه ابزار جدید زیادی در بسیاری از زمینه ها، وجود دارند و ارزیابی ابزار فنی جدید مدیریت پروژه در مقایسه با معیار ثابت شاخص کلیدی عملکرد، روشی است که تعیین می کند آیا ابزار جدید می توانند درخصوص یک فرآیند معین، توسعه یابند یا نه. همانطور که می بینید، شاخص های کلیدی عملکرد در تعیین موفقیت یا شکست پروژه در حال انجام دفتر مدیریت پروژه، بسیار مهم هستند.
یک کسب و کار بدون روش تعیین شده برای ارزیابی فرآیندها یا موفقیت پروژه در مقابل شکست، آسیب پذیرتر است. کسب و کار کوچک شاید به دفتر مدیریت پروژه نیاز نداشته باشد اما به مجموعه مهارت های مدیریت پروژه در کسب و کار برای به حداکثر رساندن اثر‌بخشی کارکنان، منابع و پروژه ها، نیاز خواهد داشت. اگر پروژه ای به ارتباطات چند جانبه و همکاری میان واحدهای مختلف نیاز داشته باشد، دفتر مدیریت پروژه حتی ضروری تر هم خواهد بود.
دفتر مدیریت پروژه داخلی در مقایسه با دفتر مدیریت پروژه خارجی
چه دفتر مدیریت پروژه داخلی باشد و چه خارجی، اگر نظارت دفتر مدیریت پروژه به صورت جدی در کسب و کار صورت نگیرد، داشتن کسب و کار بزرگ و موفق با تعاملات سازمانی چند جانبه بسیار مشکل خواهد بود. دفتر مدیریت پروژه داخلی و خارجی، اهداف و مقاصد یکسانی دارند اما مخاطبان اصلی آن ها کمی متفاوت هستند. مخاطبان دفتر مدیریت پروژه داخلی، کارمندان و کارکنان مدیریت هستند، هر‌چند دفتر مدیریت پروژه داخلی می تواند با سهامداران و سرمایه گذاران هم در ارتباط باشد. دفتر مدیریت پروژه خارجی با کارکنان داخلی کسب و کار هم کار می کند اما ممکن است ارتباطات بیشتری با مشتریان و سهامداران و سرمایه گذاران داشته باشد. تفاوت جالب توجه آن ها این است که دفتر مدیریت پروژه خارجی شاید کارمندان کسب و کار را برای عمل نکردن به فرآیندهای تعیین شده، مسئول نداند.
دفتر مدیریت پروژه داخلی و خارجی، وظایف و مسئولیت های مشترکی دارند. استاندارد‌های مدیریت پروژه را ایجاد می کنند و مطمئن می شوند که پروژه ها در راستای اهداف و مقاصد سازمان باشند. دفتر مدیریت پروژه داخلی و خارجی، آموزش، همکاری پروژه و برنامه ریزی منابع و همچنین در صورت لزوم، جلسه توجیهی مدیر عامل و مدیر مالی را فراهم می کنند. همچنین دفتر مدیریت پروژه باید از پایین ترین سطح کسب و کار، سرمایه گذاری کند.
ممکن است یک کسب و کار بدون انجام بهترین شیوه اجرایی مدیریت پروژه موفق شود. اما برای کسب و کارهای بزرگتر با تعاملات چند جانبه، ایجاد دفتر‌های مدیریت پروژه برای موفقیت پایدار، بسیار اساسی و مهم است.
وظایف و مسئولیت های دفتر مدیریت پروژه
تجربه مدیریت پروژه بین سازمان ها، صنایع و اینکه چه روشی برای مدیریت پروژه استفاده شود، متفاوت است. برخی از سازمان ها، تمام بخش ها را دارند و یک دفتر مدیریت پروژه که به سازمان دادن و سنجش بهترین روش های مدیریت پروژه، اختصاص یافته است.
به طور معمول، یک روز از دفتر مدیریت پروژه به چه صورت است؟
دفتر مدیریت پروژه، واحدی بسیار هدفمند و با سطح های مختلفی از جلسات و فرآیندها برای اجرا و پیگیری مسائل است. یک روز عادی در دفتر مدیریت پروژه، با خرد کردن تمام کارهایی که در طی یک هفته نیاز است، توصیف می شود. مدیر پروژه به عنوان عضو مهم دفتر مدیریت پروژه عمل می کند که می تواند انتظار داشته باشد که کمی از تمام این کارها هر روز انجام شوند:
- برگزاری جلسات متعدد برای برنامه ریزی، مدیریت، بازبینی و گزارش جزئیات پروژه. جلسات شامل جلسات رو در رو با مدیران و اعضای مهم گروه برای بازبینی پیشرفت و موانع پروژه ها، بررسی هفتگی پروژه گروهی، و نیز جلساتی با گروه های فنی و اسکرام برای گزارش پیشرفت و بروزرسانی سرعت کار و توسعه می باشند.
- همکاری با مدیریت در مورد تنظیم چارچوب، تخصیص منابع و گرفتن تأیید برای درخواست های تغییر پروژه و انجام یا صرف نظر از انجام تصمیمات
- گزارش وضعیت پروژه به صورت هفتگی و ماهانه به افراد تیم و مدیریت از طریق ارائه ها، پاورپوینت ها و داشبوردهای اکسل
- ساخت ارائه هایی برای جلسات شروع پروژه، بروزرسانی سازمانی و جلسات آموزش تیم
- وظایف اجرایی مثل کامل کردن برنامه کاری، بررسی با صاحبان کسب و کار، برنامه ریزی جلسات و بازبینی تقویم
کار کردن در دفتر مدیریت پروژه در مقایسه با مدیریت پروژه سنتی
مدیریت پروژه سنتی
محیط مدیریت پروژه سنتی می تواند با توجه به اندازه شرکت، صنایع و تعداد مدیران پروژه به عنوان کارمند، متفاوت باشد.
فرآیندهای سنتی ممکن است شامل روش های معینی برای ارزیابی پیشرفت یا موفقیت پروژه باشد. ابزار مختلفی می توانند برای این کار، با‌توجه به بودجه، استفاده شوند. زمانبندی پروژه و هزینه ها در هر زمانی از پروژه ممکن است تغییر کنند. هر چیزی از قبل با جزئیات برنامه‌ریزی می شود. سپس کار شروع می‌شود و می تواند سریع اما با تغییرات مورد انتظار، ادامه یابد.
در زمینه سنتی، مدیر پروژه به تنهایی مسئول موفقیت یا شکست پروژه است. با وجود اینکه تیم ها نیز درگیر هستند اما این مدیر پروژه است که با توان ورودی خود، برنامه ریزی می کند و پروژه را مدیریت می کند. ابزار نامحدود، در دسترس مدیر پروژه هستند تا هنگامی که برای بودجه از مدیریت مجوز دارند، در مواقع مناسب از آن استفاده کنند. زمانبندی های مبتنی بر مایلستون های پیشرفته در مدیریت پروژه سنتی رایج هستند و اغلب، تخصیص منابع بر‌اساس سود و زیان برعهده مدیریت است.
دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه، واحدی بسیار هدفمند و مقید است که از طرح ها و فرآیندهای از پیش تعیین شده، پیروی می کند.
فرآیند دفتر مدیریت پروژه، فرایند بهینه ای است. ابتدا چارچوبی تعریف می شود که وظایف محول شده را طرح کند و به صورت سریع و مؤثر و غیر‌قابل تردیدی تأییدیه بگیرد. شاخص های کلیدی عملکرد برای تعیین شکست یا موفقیت فرآیند، به کار می روند، بنابراین خطر کمی از شکست پروژه و ضرب‌الاجل نا‌موفق و انحراف بودجه وجود دارد.
موفقیت پروژه در دفتر مدیریت پروژه، همکاری میان مدیر پروژه و ناظران پروژه است. ناظران شامل کمیته کنترل و هدایت پروژه از‌جمله حامیان، مالکان اصلی و صاحبان فناوری می شوند.
همانند مدیریت پروژه سنتی، ابزار زیادی می توانند برای حمایت پروژه استفاده شوند، از‌جمله نرم افزار تخصصی مدیریت پروژه و ابزار ارتباطات. ابزار مختلفی می توانند ارتباطات چند جانبه و هماهنگی در تیم و سازمان داشته باشند و بر طرح پروژه، نظارت داشته باشند و دسترسی به مدارک را فراهم کنند.
یک کسب و کار چگونه می تواند بیشترین بهره را از دفتر مدیریت پروژه ببرد؟
کار کردن در دفتر مدیریت پروژه یا با آن ها، تجربه بسیار ارزشمند و مفیدی برای مدیران پروژه و دیگر مدیران سازمان است. پروژه در دفتر مدیریت پروژه، به خاطر فرآیندها، ساختار جامع و برنامه ریزی که به مدیریت هر پروژه از ایده تا اجرا می پردازد، در موقعیت خوبی قرار می گیرد.
در ادامه، توصیه هایی برای بردن بیشترین بهره از دفتر مدیریت پروژه در کسب و کار، ذکر شده است:
- به داشتن برنامه یا انجام نظارت پروژه اهمیت دهید و آن ها را به کار گیرید، آن هم به عنوان منبعی از واقعیت برای فردی که مسئولیت اجرای پروژه را برعهده دارد و درک بیشتر فردی که بخش مهمی از کار را هدایت می کند.
- افراد مناسبی را به دفتر مدیریت پروژه بیاورید. مدیران با تجربه و با سابقه برای انجام پروژه ای از ایده تا اجرا و بعد آنها را استخدام کنید.
- مطمئن شوید که پروژه میان رهبر و دفتر مدیریت پروژه هماهنگ شود، دفتر مدیریت پروژه کمک می کند تا ارتباط میان رهبران پروژه، برقرار شود.
- در سازمان خود، اعتماد به دفتر مدیریت پروژه را فراهم کنید. فرهنگ همکاری را توسعه دهید و به همه کارکنان اجازه دهید تا بدانند که دفتر مدیریت پروژه، واحدی است که نقش حمایت کننده را در هر پروژه دارد.
- ارزش دفتر مدیریت پروژه را با حفظ ارتباط علنی میان کارکنان نشان دهید، همه را نسبت به وظایف و مسئولیت ها، آگاه کنید.
