طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه
Project Management Office
دفتر مدیریت پروژه گزینهای تاثیرگذار در افزایش کارایی و بهرهوری فعالیت و کاهش نرخ شکست پروژههای سازمان
مشتریان ما با چه چالشهایی مواجه میشوند؟
از دیدگاه ما، دفتر مدیریت پروژه (PMO) از مهمترین واحدهایی است که با کمک آن می توان زمینههای تجاری متعددی را مهیا ساخت و نیازهای مربوط به آنها را مرتفع نمود، به عنوان مثال:
- تحول عمدهای چون «تغییر در الگوی کسب و کار »
- طرحهای مرتبط با ادغام و تملیک
- توسعه سازمانی
- کوچک سازی سازمان
در هر یک از موارد فوق بهتر است که یک نهاد سازمانی با ساختار مناسب داشته باشیم که رویکردهای همسو با سبد پروژه را در اختیار قرار داده و روشی مؤثر، کارآمد و هماهنگ شده در مدیریت آن را به کار بندد. دفتر مدیریت پروژه معمولاً چنین نهادی است و در متمرکزسازی اطلاعات و حفظ کنترل کارآمد بر پروژه، به سازمان کمک میکند.
راهکار ما
ما در طراحی، برنامهریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه به مشتریان خود کمک میکنیم تا از تحقق اهداف از پیش تعیین شده و برنامهریزی شده در پروژههای راهبردی خود اطمینان حاصل نمایند.
در فرایند یکپارچه سازی، این کار با استفاده از رویکردی عملی و مبتنی بر تکرار انجام میشود تا توانایی مشتریان در القای تدریجی فرهنگ مدیریت پروژه، فرایندها و حاکمیت سازمانی را افزایش دهیم و آنها را قادر به تحقق تحولات مطلوب و دستیابی به اهداف تجاری سازمان سازیم. این مهم بر مبنای پنج جنبه زیر محقق میشود:
دفتر مدیریت پروژه (PMO)
زمانی که تصمیم میگیرید تا در سازمان خود دفتر مدیریت پروژه راه اندازی نمایید، اولین سوالی که باید بدان پاسخ دهید این است که: هدف ما چیست؟ ما با راهاندازی دفتر مدیریت پروژه به دنبال دستیابی به چه چیزی یا ارتقاء سطح چه چیزی هستیم؟
دلایل متعددی برای راهاندازی دفتر مدیریت پروژه وجود دارد:
ارتقاء نرخ موفقیت پروژهها
در صورتی که بسیاری از پروژههای سازمان شما با شکست مواجه میشوند، از بودجه در نظر گرفته شده فراتر میروند، یا به تأخیر میافتند، پس بهتر است که یک دفتر مدیریت پروژه راهاندازی نمایید.
اطمینان از مطابقت با راهبردهای تجاری
نیاز به نوآوری و خلاقیت، دلیل اصلی سازمانها از انجام پروژه هاست. سازمانها باید مدام محصولات و خدمات جدیدی را ارائه دهند تا به سرنوشت سازمانهای شکست خورده دچار نشوند. زمانی که این مسئله را به خوبی درک کنید، اهمیت موفقیت در پروژهها را نیز درک خواهید کرد. دفتر مدیریت پروژه همانند ناظر و نگهبانی عمل میکند تا پروژههای سازمان عملا به ارزش تجاری منجر شوند.
تعیین استانداردها
در صورتی که هر یک از واحدهای سازمان از الگوها و روشهای مختص خود استفاده کنند، ضریب موفقیت پروژههای چندمنظوره کاهش خواهد یافت. دفتر مدیریت پروژه میتواند استانداردهایی را تعریف نماید که همه واحدها ملزم به استفاده از آنها باشند.
رویکرد ما در پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
از آنجا که هر پروژه ویژگیهای منحصر بفرد خود را دارد، مراحل فوق تنها به نوعی نقشه راه را نشان میدهند و اجرای آنها اجباری نیست. این مراحل با توجه به نیازها، زمینهها و فرهنگ سازمان تعیین خواهند شد.
انجام ارزیابیهایی بر روی وضعیت کنونی مدیریت پروژه در سازمان
ایجاد چشم اندازی از دفتر مدیریت پروژه برای مشتریان
انجام تجزیه و تحلیل کاستیها در رابطه با نیازهای اساسی سازمان
اجرای ساختارهای مشخص شده و عملکردهای مورد نظر بر روی یک یا چند پروژه
پیاده سازی تمام رویکردها، سازماندهی ها، نیروی کار و نرم افزارهای مورد نیاز برای عملکرد کارآمد دفتر مدیریت پروژه، بر روی تمامی پروژهها در هنگام پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
رهگیری یک فاز پس از پیاده سازی به منظور نظارت بر نحوه ارتقاء سطح کاری دفتر مدیریت پروژه
به منظور یکپارچه سازی بیشتر، پیشینه مثبت سازمان بسیار حائز اهمیت است، چرا که بدین ترتیب میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که پس از پایان دوره پشتیبانی ما، سازمان قادر خواهد بود تا به تنهایی و بدون نیاز به کمک ما دفتر مدیریت پروژه خود را در چرخه عملیات حفظ نماید. با چنین تفکری، اطمینان حاصل خواهیم کرد که تمام تغییرات مورد نیاز به طور کامل در سازمان اجرایی شدهاند و کارکنان سازمان برای مالکیت و کنترل دفتر مدیریت پروژه آمادگی کامل دارند. معتقدیم که این مهم تنها با همکاری نزدیک مشتریان در سرتاسر چرخه عمر پروژه، از حل مشکلات به صورت مشترک، تا طراحی، پیادهسازی و آموزش دهی مناسب در کنار ما امکان پذیر خواهد بود.
درخواست مشاوره
در مسیر انتخاب بهترین راه حل، مشاوران ما را در کنار خود داشته باشید!