به نحوه ایجاد، تحلیل و اجرای فرآیند تشکیل دهنده هسته اصلی کسب و کار توسط یک شرکت، مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) یا به اختصار BPM گفته می شود. در یک شرکت، وظایف مورد نیاز به هر بخش داده می شود و آنها مسئول انجام و تبدیل آن وظایف به فرآیند نهایی هستند. ممکن است هر بخش چندین فرآیند اصلی را مدیریت کند.
یک شرکت با کمک ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار، می تواند به طور کلی یا به صورت جداگانه، به تمامی فرآیندها رسیدگی کند. به علاوه، این شرکت می تواند پیشرفت فرآیندها و حوزه هایی که باید بهبود یابند را تحت نظارت قرار دهد. این امر به نوبه خود، به ایجاد یک سازمان مولد و پویا کمک می کند.
در اینجا به برخی از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار در تجارت اشاره می کنیم:
افزونگی داده و کاهش ریسک
مزیت اصلی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار این است که دید کاملی از فرآیندهای کسب و کار ارائه می کند. این سیستم به شرکت ها کمک می کند تا منابع خود را ذخیره کرده، بهره وری و کارآیی را افزایش دهند. با در نظر گرفتن کیفیت اجرای فرآیندها که همواره در سطح بهینه قرار دارد، خودکارسازی عامل اصلی اطمینان از وابستگی به فرآیند است. خودکارسازی فرآیندهای یکنواخت کسب و کار، به صرفه جویی در زمان و بهبود بهره وری کمک می کند.
کنترل عملیاتی
داشتن دانش و اطلاعات کامل از فرآیندهای در حال اجرا در سازمان، همواره الزامی است. باید بدانید که کدام کارمند در حال حاضر روی چه پروژه ای کار می کند. مهلت انجام آن چه موقع است و آیا به موقع به پایان می رسد یا خیر. اینجا است که نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار وارد عمل می شود. این نرم افزار کنترل کامل تمامی فرآیندها در سازمان شما را به دست می گیرد. به علاوه، نمودار داده‌ها و داشبورد کلی این نرم‌افزار، دسترسی آنی به اطلاعات را نیز برای شما فراهم می کند. به این ترتیب، می‌توانید بر پیشرفت، اجرا و تمامی اطلاعات مربوط به فرآیند نظارت داشته باشید.
تقویت کسب و کار مشارکتی
مشارکت و همکاری بین اعضای تیم زمانی لازم است که چندین فرآیند و وظیفه به طور همزمان در حال اجرا باشند. سیستم های اشتراک گذاری فایل ها، اعلان ها و پیغام ها، تضمین کننده ارتباط یکپارچه هستند. این همکاری باعث اطمینان خاطر از این مسئله می شود که تمامی اعضای در حال کار بر روی سیستم، همواره و در هر لحظه، در حال ارائه اطلاعات مرتبط هستند. علاوه بر این، به سرعت از تغییرات فرآیندها مطلع می شوند.
سرعت و چالاکی
اصلاح فرآیندهای متناسب با تقاضای رو به رشد مشتریان و روندهای بازار به سود سازمان است. علاوه بر این، اصلاح فرآیندها فرصتی برای رشد سازمان فراهم می کند. ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM tool)، سرعت و چالاکی مورد نیاز برای سفارشی کردن آسان تمامی فرآیندها و انطباق آن با نیازهای شرکت را فراهم می کند.
بهبود عملکرد و افزایش بهره وری
در راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار، داده ها یا اطلاعات ذخیره شده از تمامی فرآیندهای کسب و کار به منظور سنجش عملکرد فرآیند مورد استفاده قرار می گیرند. برای به حداکثر رساندن سود، حوزه هایی را شناسایی کنید که به توسعه و پیشرفت نیاز دارند. مدیریت فرآیند کسب و کار به اصلاح فرآیندها و رفع موانع کمک می کند. حتی اندک ترین پیشرفت ها نیز به بهبود عملکرد و افزایش بهره وری منجر می شود.
