شما تنها می توانید مواردی را که در توان مدیریتی شما است را بهبود ببخشید، تنها می توانید فعالیت های که توان ارزیابی آن را دارید مدیریت کنید و تنها می توانید با برخوردار بودن از دانش اجرایی فعالیت ها آن ها را ارزیابی کنید.
چرا؟ سازمانی که به طور دقیق فرآیندهای کسب و کار خود را نمی شناسد، در مقایسه با سازمانی که از چگونگی مدیریت کسب و کارش آگاه است و از این دانش برای پیشبرد و بهبود تجارتش استفاده می کند آسیبهای بیشتری می بیند. بدون شناخت فرآیندهای کسب و کار معمول یک سازمان، اعمال تغییرات و ایجاد بهبود به طریقی سازمانیافته، قابل مدیریت و قابل پیشبینی در واقعیت غیرممکن است.
بدون شناخت فرآیندهای کسب و کار معمول یک سازمان، اعمال تغییرات و ایجاد بهبود به طریقی سازمانیافته، قابل مدیریت و قابل پیشبینی در واقعیت غیرممکن است.
بنابراین، اگر هدف شما درک ماهیت «مدیریت فرآیندهای کسب و کار» است به یاد داشته باشید که این موضوع اساسا برای سازمان ها و کسب و کارها بسیار مهم است زیرا هدف از مدیریت فرآیندهای کسب و کار شناخت فرآیندهایی است که به منظور ارزیابی و مدیریت فعالیت های جاری سازمان در حال اجرا هستند، بطوریکه اعمال تغییرات و ایجاد بهبود در این فرآیندها ممکن گردد.
منظور از مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار دانشی مدیریتی است که فرآیندها را به عنوان داراییهای سازمان در نظر می گیرد. به همین منظور، یک شرکت باید فرآیندهای کسب و کار خودش را به طور مداوم تحلیل، طراحی و کنترل کند و در جهت ارتقاء آنها گام بردارد.
مهمترین مزیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای یک سازمان بهبود مداوم این فرآیندها است که امکان اثربخشی بیشتر، اقدام قاطعتر و قابلیت تغییر بیشتر را در مقایسه با سازمان هایی که صرفا بر یک رویکرد مدیریت سنتی و وظیفه ای متمرکز هستند فراهم می آورد.
نوآوری، انعطافپذیری و انطباق با تکنولوژی موضوعاتی هستند که مدیریت فرآیندهای کسب و کار با همۀ آنها مرتبط است.
این مفاهیم که به معنا مدیریت فرایند کسب و کار مربوط میشوند را به یاد داشته باشید:
- دانشی مدیریتی است.
- اجرای موفق به حمایت قوی مدیران سازمان نیاز دارد.
- نوعی تکنولوژی نیست اما تکنولوژی نقش مهمی در حمایت از آن ایفا میکند.
- به ارائۀ ارزش به ذینفعان و مشتریان سازمان کمک می کند.
- به نحوهی عملکرد، تنظیم و هماهنگسازی فعالیت ها در همهی بخش ها و فعالیتهای سازمان می پردازد.
- نیاز به ابداع نقش های جدید در سازمان دارد.
- صرفا یک چارچوب مشخص و یا مجموعه ای از ابزارها نیست.
آیا مایل به دانستن معانی و تعاریف بیشتری از مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستید؟
کارشناسان خبره چگونه به این سؤال پاسخ می دهند.
کارشناسان خبره چگونه به سؤال «مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟» پاسخ می دهند.
تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار براساس پیکره عمومی دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM CBOK) بدین صورت است:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک روش سازمان یافته و نظاممند به منظور تعریف، طراحی، ایجاد، مستند سازی، اندازهگیری، پایش و کنترل فرآیندهای کسب و کار مکانیزه و غیر مکانیزه، به منظور دستیابی به نتایج هدفگذاری شده همسو با اهداف استراتژیک سازمان می باشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل تعریف خود خواسته و هماهنگ و بر پایه فرآیندهای E2E(end to end) ، بهبود و نوآوری و به منظور دستیابی به نتایج کسب و کار، ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان و دستیابی به اهداف سازمان با چابکی بالاتر است.
به هر حال پیکره عمومی دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM CBOK) یکی از بهترین کتاب ها در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار است و شما می توانید در ارتباط با این موضوع اطلاعات بیشتری را در این کتاب یا دیگر کتاب های مربوطه کسب کنید. تعریف ماهیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «گارتنر» به شرح زیر میباشد:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار دانشی است که از روشهای مختلفی برای کشف، مدلسازی، تحلیل، سنجش، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می کند. فرآیند کسب و کار رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و امور را برای ایجاد نتایج تجاری مطلوبتر و همچنین حمایت از یک استراتژی کسب و کار، هماهنگ می کند. فرآیندها می توانند ساختارمند و قابل تکرار و یا ساختارنیافته و متغیر باشند. اگرچه این کار ضروری نیست اما اغلب از تکنولوژی هایی همراه با مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود. مدیریت فرآیندهای کسب و کار مؤلفه هاای کلیدی در هماهنگ کردن سرمایهگذاری های فناوری اطلاعات سازمان با استراتژی کسب و کار هستند.
یکی از تفاسیر مربوط مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «گرگوری وارواکیس» شکل گرفته است که بیان می کند فرآیند مدیریت عبارت است از تعریف، تحلیل و بهبود مداوم فرآیندها برای برآورده ساختن نیازها و انتظارات مشتریان، تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس نظرات «جان جاستون» و «یوهان نیلز» را نیز بیان خواهیم کرد:
تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس نظرات «جان جاستون» و «یوهان نیلز» بدین صورت است:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار تحقق اهداف یک سازمان از طریق بهبود مدیریت و کنترل فرآیندهای مهم تجاری آن سازمان است.
در تحقیقی که بوسیلۀ «ترزا جونز» و «جان دیکسون» در سال ۲۰۱۱ صورت گرفت، «گروه گارتنر» مدیریت فرآیندهای کسب و کار را بدین صورت تعریف کردند:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی مدیریتی است که سازمان ها را ملزم می کند تا فرآیندگرا شوند و وابستگیشان را به کارکردهای سنتی و ساختارهای وظیفه ای کاهش دهند.
تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «دتورو» و «مککیب» بدین صورت است:
مدیریت فرآیند یک «ساختار مدیریت فرآیندگرا» است که در آن مدیر، تیم و مجریان فرآیند همگی با هم، اندیشه، عمل و در عین حال کارشان را برنامه ریزی کرده و نتایجشان را بررسی می کنند و سیستم کاری خود را برای دستیابی به نتایج بهتر بازطراحی می نمایند.
باید گفت که تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «شین سیک» بدین صورت است:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار توانایی درک و کنترل بخش های متعددی از فرآیندی پیچیده است.
تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «خوزه اسولادو د سوردی» بدین صورت است:
یکی از اهداف مدیریت فرآیند کسب و کار اطمینان یافتن از بهبود مداوم عملکرد سازمانی با افزایش سطوح کیفی فرآیندهای کسب و کاری سازمان ها است.
تعریف مدیریت فرآیند بر اساس نظر «رافائل اسکوکوگلیا» بدین صورت است:
از نظر مفهومی، مدیریت فرآیند معنایی بسیار فراتر از برنامه ریزی سادۀ فعالیت های سازمانی دارد. مدیریت فرآیند همچنین معنایی بسیار فراتر از نامگذاری صرف هر مرحلۀ عملکردی با نامی که آن را معرفی کند دارد . به طور خلاصه، هر سازمان یک سیستم است. بدین معنا که یک سازمان به عنوان مجموعه ای از فرآیندها عمل می کند. شناسایی و طراحی این فرآیندها امکان برنامه ریزی مناسب فعالیت ها، تخصیص مسئولیت ها و استفاده مناسب از منابع در دسترس را فراهم می آورد.
تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس نظر «ویلیام جی. کتینگر» و «وارون گروور» بدین صورت است:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار، برنامه ای است که به رسمی کردن و نهادینه سازی فرآیندهای برنامه ریزی، ساختاردهی و ارزیابی به صورت بنیادی (بازمهندسی) یا تدریجی (بهبود مداوم) مربوط می شود.
سازمان ها در مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید روش های متعددی را برای جمع آوری اطلاعات در جهت ارزیابی و بازطراحی فرآیندهایشان به کار ببرند.
با بررسی تعاریف بالا و مقایسه هر یک از این دیدگاه ها با یکدیگر می توان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به صورت کلی کشف، طراحی، مدلسازی، ارزیابی و بهبود فعالیت های سازمان در جهت ایجاد یکپارچگی دانست.
برخی از مزایایی که مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای سازمانها به ارمغان خواهد آورد:
کار با فرآیندهای کسب و کار مزایای بیشماری دارد. درادامه به بررسی برخی از این مزایا خواهیم پرداخت:
ایجاد شفافیت در تمامی مراحل کاری سازمان ها
یکی از مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار در تجارت این است که همه دادهها، نتایج، ارقام و سودآوریها در سازمان مشخص هستند. شفافیت منجر به درک بالاتر کارکنان از اهداف و فعالیتهای سازمان میشود و در آنها حس مسئولیتپذیری ایجاد میکند از این رو کارکنان سازمان در مییابند که فعالیت آنها چه اثری بر سازمان خواهد داشت. همچنین شفافیت حس اطمینان خاطر و صداقت را در کارکنان افزایش میدهد.
کنترل مدیریتی بهتر:
با وجود چنین کنترل هایی بر فعالیت ها منابع کمتری در سازمان به هدر میروند.
با شناخت اینکه چه بخشی از شرکت هزینه بیشتری دارد، بدهی های قابل پرداخت در زمان حاضر و در آینده شامل چه مواردی هستند، بهترین سرمایه گذاری ها در چه جاهایی هستند و شناخت کسب و کار به طور کلی با وجود چنین کنترلی آسان می شود.
افزایش بهره وری:
یکی از بهترین ابزار مدیریت فرآیندهای کسب وکار استفاده از بهینه کردن فعالیتهای سازمان و حذف فعالیتهای اضافه باعث افزایش بهرهوری در سازمان میگردد.
گزارشی که در گذشته یک ساعت زمان برای تکمیل شدن نیاز داشت اکنون با وجود این فرآیندهای کار آمد سی دقیقه زمان می برد و جلسه ای که سابقا دو ساعت زمان می برد اکنون یک ساعت زمان نیاز دارد زیرا همۀ کسانی که در این امور مشارکت دارند از اطلاعات و سایر الزامات آگاه هستند.
کاهش هزینه ها:
با تسلط بر مدیریت فرآیندهای کسب و کار میتوانید با تعداد کارکنان و ابزارهای کمتر کارهای بیشتری انجام دهید، فرآیندهایتان را کنترل کنید و از اتلاف منابع جلوگیری کنید که منجر به صرفه جویی زیادی در هزینهها میشود.
خودکارسازی فرآیند و دستیابی به شواهد
با کمک خودکارسازی، فعالیتهای غیر ضروری حذف می شوند، دوباره کاری از بین می رود و داده ها به آسانی ارزیابی می شوند. با کمک اطلاعات ایجاد شده می توان پی برد کدام بخش از سازمان نیاز به بهبود و اصلاح بیشتری به جهت ارتقای بلوغ سازمان دارد.