مروری بر مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

شما تنها می ­توانید مواردی را که در توان مدیریتی­ شما است را بهبود ببخشید، تنها می ­توانید فعالیت های که توان ارزیابی­ آن را دارید مدیریت کنید و تنها می ­توانید با برخوردار بودن از دانش اجرایی فعالیت ها آن ها را  ارزیابی کنید.

چرا؟ سازمانی که به طور دقیق فرآیند­های کسب و کار خود را  نمی ­شناسد، در مقایسه با سازمانی که از چگونگی مدیریت کسب و کارش آگاه است و از این دانش برای پیشبرد و بهبود تجارتش استفاده می­ کند آسیب­های بیشتری می ­بیند. بدون شناخت فرآیند­های کسب و کار معمول یک سازمان، اعمال تغییرات و ایجاد بهبود به طریقی سازمان­یافته، قابل مدیریت و قابل پیش­بینی در واقعیت غیرممکن است.

بدون شناخت فرآیند­های کسب و کار معمول یک سازمان، اعمال تغییرات و ایجاد بهبود به طریقی سازمان­یافته، قابل مدیریت و قابل پیش­بینی در واقعیت غیرممکن است.

بنابراین، اگر هدف­ شما درک ماهیت «مدیریت فرآیند­های کسب و کار» است به یاد داشته باشید که این موضوع اساسا برای سازمان ­ها و کسب و کار­ها بسیار مهم است زیرا هدف از مدیریت فرآیند­های کسب و کار شناخت فرآیند­هایی است که به منظور ارزیابی و مدیریت فعالیت های جاری سازمان در حال اجرا هستند، بطوریکه اعمال تغییرات و ایجاد بهبود در این فرآیند­ها ممکن گردد.

منظور از مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند­های کسب و کار دانشی مدیریتی است که فرآیند­ها را به عنوان دارایی‌های سازمان در نظر می­ گیرد. به همین منظور، یک شرکت باید فرآیند­های کسب و کار خودش را به طور مداوم تحلیل، طراحی و کنترل کند و در جهت ارتقاء آنها گام بردارد.

مهمترین مزیت مدیریت فرآیند­های کسب و کار برای یک سازمان بهبود مداوم این فرآیند­ها است که امکان اثربخشی بیشتر، اقدام قاطع­تر و قابلیت تغییر بیشتر را در مقایسه با سازمان هایی که صرفا بر یک رویکرد مدیریت سنتی و وظیفه ای متمرکز هستند فراهم می ­آورد.

نوآوری، انعطاف­پذیری و انطباق با تکنولوژی موضوعاتی هستند که مدیریت فرآیند­های کسب و کار با همۀ آنها مرتبط است.

این مفاهیم که به معنا مدیریت فرایند کسب و کار مربوط می‌شوند را به یاد داشته باشید:

• دانشی مدیریتی است.
• اجرای موفق به حمایت قوی مدیران سازمان نیاز دارد.
• نوعی تکنولوژی نیست اما تکنولوژی نقش مهمی در حمایت از آن ایفا می­کند.
• به ارائۀ ارزش به ذینفعان و مشتریان سازمان کمک می کند.
• به نحوه‌ی عملکرد، تنظیم و هماهنگ­سازی فعالیت­ ها در همه‌ی بخش­ ها و فعالیت‌های سازمان می ­پردازد.
• نیاز به ابداع نقش ­های جدید در سازمان دارد.
• صرفا یک چارچوب مشخص و یا مجموعه ­ای از ابزار­ها نیست.

آیا مایل به دانستن معانی و تعاریف بیشتری از مدیریت فرآیند­های کسب و کار هستید؟
کارشناسان خبره چگونه به این سؤال پاسخ می دهند.

کارشناسان خبره چگونه به سؤال «مدیریت فرآیند­های کسب و کار چیست؟» پاسخ می­ دهند.

تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار  براساس پیکره عمومی دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM CBOK) بدین صورت است:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک روش سازمان یافته و نظام‌مند به منظور تعریف، طراحی، ایجاد، مستند سازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل فرآیندهای کسب و کار مکانیزه و غیر مکانیزه، به منظور دستیابی به نتایج هدف‌گذاری شده همسو با اهداف استراتژیک سازمان می باشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل تعریف خود خواسته و هماهنگ و بر پایه فرآیندهای  E2E(end to end) ، بهبود و نوآوری و به منظور دستیابی به نتایج کسب و کار، ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان و دستیابی به اهداف سازمان با چابکی بالاتر است.

به هر حال پیکره عمومی دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM CBOK) یکی از بهترین کتاب ­ها در مورد مدیریت فرآیند­های کسب و کار است و شما می ­توانید در ارتباط با این موضوع اطلاعات بیشتری را در این کتاب یا دیگر کتاب ­های مربوطه کسب کنید. تعریف ماهیت مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «گارتنر» به شرح زیر می‌باشد:

مدیریت فرآیند­های کسب و کار دانشی است که از روش­های مختلفی برای کشف، مدلسازی، تحلیل، سنجش، بهبود و بهینه ­سازی فرآیند­های کسب و کار استفاده می ­کند. فرآیند کسب و کار رفتار افراد، سیستم ­ها، اطلاعات و امور را برای ایجاد نتایج تجاری مطلوب‌تر و همچنین حمایت از یک استراتژی کسب و کار، هماهنگ می ­کند. فرآیند­ها می ­توانند ساختارمند و قابل تکرار و یا ساختار­نیافته و متغیر باشند. اگرچه این کار ضروری نیست اما اغلب از تکنولوژی ­هایی همراه با مدیریت فرآیند­های کسب و کار استفاده می ­شود. مدیریت فرآیند­های کسب و کار مؤلفه ها­ای کلیدی در هماهنگ کردن سرمایه­گذاری ­های فناوری اطلاعات سازمان با استراتژی کسب و کار هستند.

یکی از تفاسیر مربوط مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «گرگوری وارواکیس» شکل گرفته است که بیان می ­کند فرآیند مدیریت عبارت است از تعریف، تحلیل و بهبود مداوم فرآیند­ها برای برآورده ساختن نیاز­ها و انتظارات مشتریان، تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس نظرات «جان جاستون» و «یوهان نیلز» را نیز بیان خواهیم کرد:

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس نظرات «جان جاستون» و «یوهان نیلز» بدین صورت است:

مدیریت فرآیند­های کسب و کار تحقق اهداف یک سازمان از طریق بهبود مدیریت و کنترل فرآیندهای مهم تجاری آن سازمان است.

در تحقیقی که بوسیلۀ «ترزا جونز» و «جان دیکسون» در سال ۲۰۱۱ صورت گرفت، «گروه گارتنر» مدیریت فرآیند­های کسب و کار را بدین صورت تعریف کردند:

مدیریت فرآیند­های کسب و کار رویکردی مدیریتی است که سازمان ­ها را ملزم می­ کند تا فرآیند­گرا شوند و وابستگی­شان را به کارکردهای سنتی و ساختار­های وظیفه ای کاهش دهند.

تعریف مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «دتورو» و «مک­کیب» بدین صورت است:

مدیریت فرآیند یک «ساختار مدیریت فرآیند­گرا» است که در آن مدیر، تیم و مجریان فرآیند همگی با هم، اندیشه، عمل و در عین حال کار­شان را برنامه ­ریزی کرده و نتایج­شان را بررسی می ­کنند و سیستم کاری خود را برای دستیابی به نتایج بهتر باز­طراحی می ­نمایند.

باید گفت که تعریف مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «شین سیک» بدین صورت است:

مدیریت فرآیند­های کسب و کار توانایی درک و کنترل بخش ­های متعددی از فرآیندی پیچیده است.

تعریف مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «خوزه اسولادو د سوردی» بدین صورت است:

یکی از اهداف مدیریت فرآیند کسب و کار اطمینان یافتن از بهبود مداوم عملکرد سازمانی با افزایش سطوح کیفی فرآیند­های کسب و کاری سازمان ­ها است.

تعریف مدیریت فرآیند بر اساس نظر «رافائل اسکوکوگلیا» بدین صورت است:

از نظر مفهومی، مدیریت فرآیند معنایی بسیار فراتر از برنامه ­ریزی سادۀ فعالیت ­های سازمانی دارد. مدیریت فرآیند همچنین معنایی بسیار فراتر از نام­گذاری صرف هر مرحلۀ عملکردی با نامی که آن را معرفی کند دارد . به طور خلاصه، هر سازمان یک سیستم است. بدین معنا که یک سازمان به عنوان مجموعه ­ای از فرآیند­ها عمل می ­کند. شناسایی و طراحی این فرآیند­ها امکان برنامه ­ریزی مناسب فعالیت ­ها، تخصیص مسئولیت­ ها و استفاده مناسب از منابع در دسترس را فراهم می­ آورد.

تعریف مدیریت فرآیند­های کسب و کار بر اساس نظر «ویلیام جی. کتینگر» و «وارون گروور» بدین صورت است:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار، برنامه ­ای است که به رسمی­ کردن و نهادینه ­سازی فرآیند­های برنامه ­ریزی، ساختاردهی و ارزیابی به صورت بنیادی (باز­مهندسی) یا تدریجی (بهبود مداوم) مربوط می­ شود.

سازمان ها در مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید روش­ های متعددی را برای جمع ­آوری اطلاعات در جهت ارزیابی و باز­طراحی فرآیند­هایشان به کار ببرند.

با بررسی تعاریف بالا و مقایسه هر یک از این دیدگاه ها با یکدیگر می توان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به صورت کلی کشف، طراحی، مدل‌سازی، ارزیابی و بهبود  فعالیت های سازمان در جهت ایجاد یکپارچگی دانست.

برخی از مزایایی که مدیریت فرآیند­های کسب و کار برای سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد:

کار با فرآیند­های کسب و کار مزایای بیشماری دارد. درادامه به بررسی برخی از این مزایا خواهیم پرداخت:

ایجاد شفافیت در تمامی مراحل کاری سازمان ها

یکی از مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌‌ و کار در تجارت این است که همه داده‌ها، نتایج، ارقام و سود­آوری‌ها در سازمان مشخص هستند. شفافیت منجر به درک بالاتر کارکنان از اهداف و فعالیت‌های سازمان می‌شود و در آنها حس مسئولیت‌پذیری ایجاد می‌کند از این رو کارکنان سازمان در می‌یابند که فعالیت آنها چه اثری بر سازمان خواهد داشت. همچنین شفافیت حس اطمینان خاطر و صداقت را در کارکنان افزایش می‌دهد.

کنترل مدیریتی بهتر:

 با وجود چنین کنترل هایی بر فعالیت ها منابع کمتری در سازمان به هدر می­روند.

با شناخت اینکه چه بخشی از شرکت هزینه بیشتری دارد، بدهی ­های قابل پرداخت در زمان حاضر و در آینده شامل چه مواردی هستند، بهترین سرمایه ­گذاری ­ها در چه جاهایی هستند و شناخت کسب و کار به طور کلی با وجود چنین کنترلی آسان می ­شود.

افزایش بهره ­وری:

یکی از بهترین ابزار مدیریت فرآیندهای کسب وکار استفاده از بهینه کردن فعالیت‌های سازمان و حذف فعالیت‌های اضافه باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌گردد.

 گزارشی که در گذشته یک ساعت زمان برای تکمیل شدن نیاز داشت اکنون با وجود این فرآیند­های کار آمد سی دقیقه زمان می ­برد و جلسه­ ای که سابقا دو ساعت زمان می ­برد اکنون یک ساعت زمان نیاز دارد زیرا همۀ کسانی که در این امور مشارکت دارند از اطلاعات و سایر الزامات آگاه هستند.

کاهش هزینه ها:

با تسلط بر مدیریت فرآیند­های کسب و کار می‌توانید با تعداد کارکنان و ابزار­های کمتر کار­های بیشتری انجام دهید، فرآیند­هایتان را کنترل کنید و از اتلاف منابع جلوگیری کنید که منجر به صرفه ­جویی زیادی در هزینه‌­ها می‌­شود.

خودکار­سازی فرآیند و دستیابی به شواهد

با کمک خودکار­سازی، فعالیت‌های غیر ضروری حذف می ­شوند، دوباره ­کاری از بین می ­رود و داده­ ها به آسانی ارزیابی می ­شوند. با کمک اطلاعات ایجاد شده می توان پی برد کدام بخش از سازمان نیاز به بهبود و اصلاح بیشتری به جهت ارتقای بلوغ سازمان دارد.