مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM) روشی نظاممند و طرحی جامع است که مدیریت افراد و اطلاعات را شامل می شود.
با توجه به ماهیت پویای دنیای کسب وکار، هر رویه ای که اجرا و دنبال می شود، منحصر به کسب وکار خاصی است و از شرکتی به شرکت دیگر فرق می کند. به همین نحو هم، ارزیابی مدیریت فرآیند کسب وکار، امر ساده ای نیست. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب وکار به اشکال مختلفی وجود دارند؛ از بهینه‌سازی و مدیریت گردش کارگرفته تا اتوماسیون فرآیند رباتیک (Robotic Process Automation).
یک فرآیند که برای کسب وکاری مناسب است، ممکن است لزوما، با کسب وکار دیگری سازگار نباشد.
قبل از تمرکز بر طراحی فرآیندهای کسب و کار بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید:
نیاز خود را مشخص کنید.
هدف گذاری و تحقق بخشیدن به آنچه نیاز دارید، به کسب وکار شما کمک می کند تا مسیری طولانی را با موفقیت طی کنید. اکثر شرکت‌ها از این امر غافل می شوند و سراسیمه، وارد مرحله تدوین فرآیندهای کسب و کار می شوند، بنابراین، زمان زیادی را در توسعه کسب وکار هدر داده و در بهینه‌سازی ناکام می شوند.
انگیزه خود را مشخص کنید.
پس از جستجو و یافتن ابزارهای مختلف در مدیریت فرآیند کسب وکار، با تیم خود صحبت کنید و مشخص کنید که انتظار شما از پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در راستای تحقق چه اهدافی در سازمان است. این امر به شما کمک می کند دامنه ی جستجوی خود را مشخص تر کنید و هدف از کسب وکارتان را شفاف تر کنید.
نیازهای بخش های مختلف را مشخص کنید.
مشکلات بخش های مختلف سازمان خود را شناسایی کنید؛ ابزارهای لازم برای حل این مشکلات را پیدا کنید و درخصوص نحوه ی کمک کردن مدیریت فرآیندهای کسب و کار در دستیابی به راه حل، تصمیم گیری کنید.
با همه ی کارکنان ارتباط برقرار کرده و آنها را درگیر کار کنید.
قبل از انتخاب، یا بهبود ابزارهای مدیریت فرآیند کسب وکار، با همه افراد سازمان جلساتی مشخص برگزار کنید. تصمیم خود برای انتخاب ، دلایل انتخاب آن، مشکلاتی که حل می کند و نحوهی استفاده موثر از آن در محل کار را، با آنها در میان بگذارید. بازخورد های آنها را دریافت کنید و تلاش کنید تمام افراد به یک نتیجه واحد برسند.
مزایا و معایب
هر چیزی دو بعد دارد، خوب و بد. فهرستی از مزایا و معایب مختلف هر ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار را تهیه کنید و چگونگی تطبیق هرکدام با کسب وکار خود را مشخص کرده و کمبودهای احتمالی را شناسایی کنید.
نظرات مشتریان
نظرات مشتریان به شما کمک می‌کنند، تصمیم بگیرید که آیا ابزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار مورد نظر با توضیحات شما مطابقت دارد یا خیر. قبل از خرید نرم افزار مورد نظر، نظرات خریداران قبلی را بررسی کنید.
تحقیق
ابزارهای مختلف مدیریت فرآیند کسب‌وکار را جستجو کنید و به جزئیاتی مانند ویژگیها و قابلیتهایی که هر پلتفرم ارائه می دهد، توجه کنید. چیدمان، طراحی و رابط کاربری را بررسی کنید و قابلیت آموزش آسان این ابزار به کارمندان را ارزیابی کنید. تحقیق خود را با یک نگاه سرسری آغاز کنید و به تدریج جزئیات عمیق تر را بررسی کنید تا مشخص شود که آیا ابزار برای کسب وکار شما مطلوب است یا خیر.
پشتیبانی
ارائه دهنده ی راه حل مناسب، باید در تضمین کیفیت محصول خود و رضایت کامل شما از نرم افزار، سنگ تمام بگذارد. سیستم پشتیبانی فروشنده را قبل از خرید، تست کنید.
منابع فنی
قبل از خرید نرم افزار، بررسی کنید که آیا فروشنده دسترسی کافی به پایگاه‌های اطلاعاتی دانش و اسناد را برای آموزش مشتریان فراهم کرده است یا خیر.
تجربه
اطمینان حاصل کنید که فروشنده، تجربه پیشین درخصوص توسعه و بهبود محصولاتی که می فروشد، دارد یا خیر.
قابلیت مشاوره
با ارائه دهنده ای همکاری کنید که کسب وکار شما را درک می کند و مایل است به جای تنها یک فروشنده، همکاری طولانی مدت، باقی بماند.
مقرون به صرفه بودن
ابزار مناسب، خروجی را تا دو برابر ظرفیت خود، بهینه سازی می کند و در عینحال، هزینه ها را به نصف کاهش می دهد. سعی کنید آن ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار را انتخاب کنید که هزینه های شما را بدون تاثیر منفی بر کارایی، کاهش دهد. زیرا درنهایت امر، قیمت گذاری نرم افزار نباید بر بودجه شما تاثیر منفی بگذارد.
سادگی
اطمینان حاصل کنید که روش کار استفاده از نرم افزار انتخاب شده برای مدیران و کاربران نهایی، آسان باشد.
خبرگی در توسعه
اطمینان حاصل کنید که آیا توسعه دهنده ابزار مورد نظر تجربه قبلی در توسعه محصولات دارد یا خیر. تجربه قبلی، برای رفع اشکالات و بهبود ابزار BPM موجود، امری ضروری است. فروشندهای که بتواند هر دو را انجام دهد، گزینه ایده آلی خواهد بود.
درخواست کمک
هر سرمایه گذاری جدیدی در طول مسیر با موانعی مواجه خواهد شد. در صحبت کردن و کمک گرفتن از کسانی که قبلاً در سازمان خود تجربه پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار را داشته اند، تردید به خود راه ندهید.
