چگونه در پیاده سازی اسکرام شکست بخورید

بیست نکته برای اجتناب از موفقیت

امروزه سیستم های مدیریت چابک به عنوان یکی از گزینه‌های جایگزین معتبر برای فرآیند‌های سنتی توسعه نرم افزار پذیرفته شده است. اکثر افرادی که از این سیستم ها استفاده می‌کنند از مزایای مختلف آن ها همچون تحویل سریع‌تر، کیفیت بالای محصول، تطابق بالا با نیاز کاربرها و …. اطلاع دارند. یکی از چارچوب های مدیریت چابک اسکرام است.

غالب افراد شاید در حال حاضرعلاقه ای به چارچوب اسکرام نداشته باشند. هنگامی‌که در یک شرکت اصطلاحاً فرمان «چابک شدن» از طرف هیئت مدیره صادر می‌شود، یا وقتی که کارمندان پیشگام ایجاد جنبشی به منظور اتکا به این سیستم های مدیریتی می‌شوند، برخی از افراد ممکن است با این رویکرد مخالفت کنند. تغییر سیستم مدیریتی سنتی به سیستم چابک اغلب با اهداف شخصی کارکنان همچون حفظ تعادل عمومی ‌شرکت، اجتناب از خطرات وارده بر کسب و کار و  کارکردن صرفاً درحد لزوم مغایرت دارد.

به سبب وجود همین افراد (یعنی افرادی که باید به سیستم چابک روی بیاورند ولی از انجام آن اجتناب می‌کنند) ما می‌خواهیم در این زمینه شما را راهنمایی کنیم. نگران نباشید؛ ما قصد نداریم شما را به منظور استفاده از چارچوب اسکرام فریب دهیم یا اینکه شما را برای استفاده از آن متعاقد سازیم؛ بلکه ما تصمیم داریم به شما کمک کنیم از شکست پیاده سازی چارچوب اسکرام در شرکت اطمینان حاصل کنید و  پس از شکست  به حالت اولیه‌ای که دوست داشتید برگردید.

گرچه راه‌های زیادی برای ایجاد مشکل در سیستم های مدیریت چابک شرکت شما وجود دارد، ما برای سهولت کار، این روش‌ها را به چهار دسته اصلی تقسیم‌بندی کرده‌ایم. مشکلات مدیریتی، مشکلات تیمی، مشکلات مربوط به مالکیت محصول و مشکلات وارده بر پردازش. برای هر یک از موارد مذکور، نمونه‌ای از شخصی که ممکن است سبب شکست پیاده سازی اسکرام در سازمان  شده باشد ارائه می‌کنیم، رهنمودهای کلی برای شکست پروژه‌ای که از مثال ما منجر شده است را فهرست کرده و سپس متدهای جایگزین برای اینکه بتوانید به کمک آن‌ها به نتایج یکسانی برسید معرفی می‌کنیم. امیدواریم این رویکردها باعث شوند هرچه سریع‌تر شکست خورده و از هرگونه موفقیت احتمالی در راستای پیاده سازی چارچوب اسکرام اجتناب کنید!

مشکلات مدیریتی

دامون، شخص فرضی ما، اخیراً شاهد آمد و رفت شیوه‌های رایج مدیریتی متفاوتی بوده است. چارچوب اسکرام از دید او با دیگر روش‌های پیش پا افتاده فرقی ندارد. دامون به لطف گیرایی بالایی که داشت چندین کتاب درمورد اسکرام مطالعه کرده و حتی برای آشنایی بیشتر سر کلاس مربوط به این رویکرد حاضرشده بود. او به این سیستم مدیریتی اعتماد نداشت اما از آنجایی که روحیه تیمی قوی داشت به خود می‌دید که با این سیستم آشنایی پیدا کند.

او اعضای تیم را جمع کرد و به آن‌ها گفت :«بیایید چابک شویم». دامون به آن‌ها گفت که باید هرروز با یکدیگر ملاقات کنند، وظایفی که در پیش دارند تخمین بزنند و هرماه نسخه‌های متعددی از محصول خود را (به عنوان ابزاری کاربردی در پایگاه داده برای ذخیره محصولات) تولید نمایند.

از آنجایی که دامون نه به سیستم مدیریتی چابک ایمان داشت نه به تیمی‌که آن را رهبری می‌کرد، به همین سبب در همه جلسات روزانه شرکت می‌کرد؛ او با دقت موارد مختلف را بررسی کرده و اموری که تیم به درستی به انجام می‌رساند در کنار اشتباهاتی که تیم مرتکب می‌شد را به آن‌ها ارائه می‌داد. به زودی جلسات روزانه آن‌ها به الگویی برای رسیدن به رویه درست و اجمالی در شرکت مبدل شد. چه بسا اینکه، هیچ کس در مورد مشکلات با یکدیگر، حتی خود دامون، صحبت نکرد. دامون با رویکرد خود از اولین دستورالعمل ارائه شده توسط ما برای اطمینان از شکست سیستم چابک پیروی کرده بود.

دستورالعمل شماره۱: به تیم و فرآیندهای اسکرام اعتماد نکنید؛ بدین معنی که باید هم تیم و هم رویدادهای اسکرام در شرکت را به طور ذره بینی تحت نظر بگیرید.

همان‌طور که انتظار داشتیم، تیم مربوطه موفق نشد به نتایج مطلوبی دست پیدا کند. این تیم اهدافی که مشخص شده بود را برآورده نکرده و نتوانست مثل قبل مفید واقع شود. دامون در بازنگری‌هایی که انجام داده بود به هیچ یک از مشکلاتی که می‌توانست برطرف کند اشاره نکرد؛  به همین سبب، او تمام کتاب‌هایی که تاکنون خوانده بود را دور انداخته و به تیم عملیاتی دستور داد به روش قدیمی، ‌توسعه پروژه را از سر بگیرند.

دستورالعمل شماره ۲: اگر استفاده از چارچوب اسکرام راه حل قطعی مشکلات شرکت نبود، این اسکرام است که باید سرزنش شود.

گرچه دامون با افراط در مدیریت ذره بینی تیمش همه چیز را جلو می‌برد، تفریط کردن در این کار همچون عدم ارائه هیچگونه رهنمود برای تیم نیز به همین اندازه کاربردی خواهد بود. به یاد داشته باشید که تیم‌های مخصوص پیاده سازی چارچوب اسکرام به صورت خودکار سازماندهی و مدیریت می‌شوند اما به طور خودکار رهبری نمی‌شوند. تیم اسکرام نیازمند رهبر خاصی است که بتواند چشم‌اندازهای کاری مختلف را نمایان ساخته و برای اعضای تیم انگیزه کاری ایجاد نمایند. یک رهبر تیم چابک قدرتمند، که اغلب مالک محصولی که تولید می‌شود است، می‌داند چگونه با توصیف محصول مورد نظر خود در تیم انگیزه ایجاد کند؛ چیزی که باعث شود تیم فکر کند محصول فوق قابلیت‌هایی فراتر از تصور آن‌ها دارد. یک تیم اسکرام که با در نظر گرفتن دستورالعمل‌هایی که توسط صاحب محصول ارائه داده شده است بتوانند آزادانه روی اهداف مشخص شده کار کنند می‌تواند به حداکثر عملکرد دست پیدا کند. پس به تیم‌تان این اجازه را ندهید! اگر به مدیریت ذره بینی علاقه ای ندارید، به سراغ دستورالعمل ۳ بروید.

دستورالعمل شماره ۳: بین خود مدیریتی و رهبری خودکار تمایزی قائل نشوید و هیچگونه جهت دهی به تیم ارائه نکنید.

درحالی که پیاده سازی چارچوب اسکرام در یک شرکت ممکن است از طرف سطوح بالای شرکت همچون هیئت مدیره پشتیبانی شود، گاهی اوقات پیاده سازی این سیستم در شرکت به طور خودکار توسط اعضای تیم مدیریت می‌شود. نگران نباشید، هنوز هم فرصت‌هایی دارید تا در مراتب مختلف شکست به بار بیاورید، به خصوص اگر مدیریت تیم به دست شما باشد. می‌توانید با تضعیف روحیه مهره کلیدی تیم شروع کنید، یعنی کسی که همۀ کتاب‌های مربوط به اسکرام را مطالعه کرده و به دنبال فرصتی است تا این سیستم مدیریتی را به بقیه همکاران توضیح دهد. می‌توانید قوانین و مقرراتی که او به شما پیشنهاد می‌دهد را نادیده بگیرید؛ زمان جلسات روزانه را با ارائه جهت دهی‌های جدید و ناگهانی هدر بدهید، یا اولویت‌های اهداف اصلی را مدام تغییر بدهید. آخرین روش کاربرد بالایی دارد که در دستورالعمل ۴ آن را به طور خلاصه شرح می‌دهیم.

دستورالعمل شماره ۴: رویدادهای مربوط به اسکرام را نادیده بگیرید.

این رویدادها با مدیریت ارتباطی ندارند. اگر تصمیم دارید از اینکه چارچوب اسکرام در شرکت ریشه ندواند اطمینان حاصل کنید، مستقیماً به سراغ اعضای تیم پیاده سازی اسکرام رفته و به آن‌ها بگویید سیستم مدیریتی چابک چیزی جز یک مد زودگذر نیست. برخی از اعضای تیم ممکن است قبل از این اتفاق نیز به شک و شبهه افتاده باشند، به همین سبب متقاعد کردن آن‌ها درمورد نادیده گرفتن رویدادهای چارچوب اسکرام کار راحت تری خواهد بود. به سراغ دستورالعمل شماره ۵ میرویم.

دستورالعمل شماره ۵: باور تیم به سیستم مدیریتی چابک  را تضعیف کنید.