- چه زمانی شرکت ها مدیریت پروژه (PM) خود را حرفه ای می کنند؟
- چه چیزی سبب موفقیت دفتر مدیریت پروژه (PMO) می‌شود؟
- چطور با ۵ عامل موفقیت، از مدیریت کل نگر پروژه اطمینان حاصل کنیم؟
- چرا سرویس های چابک، سرعت پیاده سازی یا تحول PMO شما را افزایش می دهند؟
محرک های کلیدی حرفه ای سازی مدیریت پروژه
در سال های اخیر، زمان معرفی دفتر مدیریت پروژه با فازهایی از بحران اقتصادی ۴۲ درصد از شرکت‌های اروپایی مصادف شده است. مشاور مدیریت ROLAND BERGER محرک های زیر را برای حرفه ای سازی مدیریت پروژه شناسایی کرده است:
- افزایش پیچیدگی شرکت
- مشکلات در رشد حجم معاملات و گردش مالی
- کاهش در حجم معاملات و گردش مالی
- افزایش هزینه ها
- بروز حوادث ناگهانی
مثلث جادویی در مدیریت پروژه
از زمان ظهور COVID-19 تقاضا برای راهکارهای مدیریت پروژه به طور قابل توجهی افزایش یافته است. این موضوع قابل درک است. هنگامی که «مثلث جادویی» مدیریت پروژه با عناصر هزینه، زمان و نیازهای کیفیتی در گوشه های آن مورد توجه قرار می گیرند، ساختارهای حرفه ای مدیریت پروژه راه حل مناسبی به نظر می رسند.
عملکرد برتر سازمان از طریق مدیریت پروژه کل نگر
ایجاد یک واحد سازمانی جدید برای مدیریت پروژه ها، آسان تر از مدیریت آن پروژه ها است. فرایندها، فناوری ها و فاکتورهای انسانی باید به یک اندازه مد نظر قرار گیرند و این موضوع عمدتاً فراتر از معرفی دفتر مدیریت پروژه است. نگاهی به آن دسته از شرکت هایی که سابقه ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه موفق را داشته اند، اهمیت مدیریت پروژه جامع را بهتر نشان می دهد. ذی نفعان سازمان دهنده پروژه‌های حرفه ای، تمام تلاش خود را برای استفاده بهینه از منابع انجام داده اند. آنها به طور متوسط بیش از ۸۰٪ از پروژه های خود را در زمان مقرر و در چارچوب بودجه تعیین شده انجام می دهند.
شما نیز می توانید با ۵ عامل موفقیت زیر، موفقیت دفتر مدیریت پروژه را تضمین کنید!
عامل موفقیت ۱: مدیریت ارشد را در امور دفتر مدیریت پروژه درگیر کنید.
برای توسعه فرهنگ مدیریت پروژه کل نگر، مشارکت فعال مدیریت ارشد است. با این حال، مشارکت دادن هیئت مدیره در امور دفتر مدیریت پروژه، اغلب به تصمیمات اساسی در مورد معرفی محدود می شود. پس از آن، حمایت های استراتژیک و عملیاتی دفتر مدیریت پروژه به طور معمول به بخش کنترل واگذار می شود.
باید تاکید کرد که مدیریت می تواند با کمک دفتر مدیریت پروژه بر عوامل کلیدی شرکت تأثیر بگذارد. با این حال، این امر مستلزم موارد زیر است:
- وجود قدرت و اختیارات تصمیم گیری در دفتر مدیریت پروژه
- فرایندهای منطبق، بر اساس پروژه
- پشتیبانی متخصصان و بخش های تخصصی
اینها از نظر سیاست های شرکتی چالش های عظیمی محسوب می شوند؛ بنابراین، حمایت مدیریت ارشد برای استقرار یک دفتر مدیریت پروژه قدرتمند در سازمان کاملاً ضروری است.
عامل موفقیت ۲: کارکنان مجرب PMO را استخدام کنید.
پروفایل مربوط به شایستگی کارکنان موفق در یک دفتر مدیریت پروژه، بیانگر ویژگی های مدیران لایق با پیشینه تجربی گسترده است. آنچه مهم است، ترکیبی از مهارت های فنی و شایستگی اجتماعی بالا است. در صورت امکان، از کارشناسان در دفتر مدیریت پروژه خود استفاده کنید، یعنی افرادی که علاوه بر تخصص فنی، دارای تجربه مدیریت پروژه مهارت های ارتباطی عالی نیز هستند. یک تیم ارشد PMO می تواند پروژه ها را به بهترین نحو در قالب یک رویکرد سازمانی کل نگر با ادعای دستیابی به حداکثر هدف اجرا کند.
عامل موفقیت ۳: اساس مدیریت حرفه ای ذی نفعان را بنا کنید.
برای ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه موفق، نه تنها مشارکت مدیریت و بهره گیری از کارکنان مناسب اهمیت دارد، بلکه رقابت در بین کارکنان نیز مهم است. اهمیت مدیریت ذی نفعان در اقدامات و وظایف متقابل میان بخش ها به خوبی شناخته شده است، اما این موارد اغلب پس از شروع کار و در امور روزمره نادیده گرفته می شوند. یک دفتر مدیریت پروژه موفق همیشه با ارتباطات مناسب و برنامه ریزی شده مشخص می شود. این یک بخش مهم از کار دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفته می شود و بنابراین در برنامه‌ریزی منابع نیز مورد توجه قرار می گیرد.
عامل موفقیت ۴: راه‌حل‌های نرم‌افزاری مدیریت سبد پروژه را در مراحل اولیه ارزیابی کنید.
مطالعات متعدد در مورد اثربخشی دفاتر مدیریت پروژه، بیش از هر چیز بر فناوری تاکید دارند. شرکت های موفق که دارای دفاتر مدیریت پروژه تثبیت شده ای هستند، در مورد ابزارهای مدیریت پروژه با همه ذی نفعان مرتبط تصمیم گیری کرده اند. دلیل این امر این است که راهکارهای مدیریت پروژه پیشتاز، از طراحی و اجرای فرایندهای جدید نیز پشتیبانی می کنند و همین موضوع به وضوح، بهبود عملکرد را برای مدیریت کل نگر پروژه ارائه می دهد. ارائه یک نرم‌افزار مدیریت پروژه حرفه ای، میزان موفقیت یک دفتر مدیریت پروژه را تا ۶۰ درصد افزایش می دهد!
عامل موفقیت ۵: تغییرات فرهنگی مثبت را ترویج دهید.
حوزه مدیریت کل نگر پروژه بسیار وسیع است، اما نباید معرفی دفتر مدیریت پروژه و کارهای اجرایی آن را ترسناک جلوه دهد. به هر حال، مدیریت پروژه «یک کار در حال پیشرفت» است و در حال پیشرفت نیز باقی می ماند. یک دفتر مدیریت پروژه موفق باید چابک باشد و امکان تطبیق سریع فرایندی را علی رغم وجود کنترل پروژه قوی حفظ کند. نمایش نتایج جزئی و سطح بالایی از شفافیت در پروژه های در حال انجام، درک مثبت و حمایت گسترده سازمان از دفتر مدیریت پروژه را نیز ارتقا می دهد.
