طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه

Project Management Office

دفتر مدیریت پروژه گزینه‌ای تاثیرگذار در افزایش کارایی و بهره وری  فعالیت و کاهش نرخ شکست پروژه های سازمان

مشتریان ما با چه چالش‌هایی مواجهند؟

قابلیتی کلیدی برای تمام شرکت‌هایی که با تحولات عمده مواجهند

ما در طراحی، برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی یک دفتر مدیریت پروژه به مشتریان خود کمک می‌کنیم تا از تحقق اهداف از پیش تعیین شده و برنامه‌ریزی شده در پروژه‌های راهبردی خود اطمینان حاصل نمایند.

در فرآیند یکپارچه‌سازی، این کار با استفاده از رویکردی عملی و مبتنی بر تکرار  انجام می‌شود تا توانایی مشتریان در القای تدریجی فرهنگ مدیریت پروژه، فرآیندها و حاکمیت سازمانی را افزایش دهیم و آنها را  قادر به تحقق تحولات مطلوب و دستیابی به اهداف تجاری سازمان سازیم. این مهم بر مبنای پنج جنبه زیر محقق می‌شود:

راهکار ما

ما در طراحی، برنامه‌ریزی، و پیاده‌سازی یک دفتر مدیریت پروژه به مشتریان خود کمک می‌کنیم تا از تحقق اهداف از پیش تعیین شده و برنامه‌ریزی شده در پروژه‌های راهبردی خود اطمینان حاصل نمایند.

در فرآیند یکپارچه‌سازی ، این کار با استفاده از رویکردی عملی و مبتنی بر تکرار  انجام می‌شود تا توانایی مشتریان در القا و تفهیم تدریجی فرهنگ مدیریت پروژه، فرآیندها و حاکمیت سازمانی را افزایش دهیم که به نوبه خود آنها را قادر به تحقق تحولات مطلوب و دستیابی به اهداف تجاری خود می‌سازد. این مهم بر مبنای پنج جنبه زیر محقق می‌شود:

دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه PMO

به زبان ساده، دفتر مدیریت پروژه نیز همانند واحد نیروی انسانی یا واحد مالی یکی از واحدهای سازمان به شمار می‌رود. مسئولیت و وظیفه‌ی این واحد، تعیین استانداردها در نحوه مدیریت پروژه‌ها و نظارت بر روند پیشرفت آنهاست.

استانداردها می‌توانند شامل الگوهای اجباری برای پروژه‌ها و همچنین نحوه انجام آنها باشند. مثلا چه تأییدیه‌هاییبرای پروژه مورد نیاز است، ذینفعان پروژه چه کسانی هستند و سایر مواردی از این دست.

مدیران پروژه اغلب از کارهای معاونتی  که باید در راستای برآورده ساختن الزامات دفتر مدیریت پروژه انجام دهند گلایه‌مندند. گاهی اوقات پر کردن چک لیست‌ها یا کار با الگوهای پیچیده مایکروسافت ورد کاملا طاقت‌فرسا و زمان‌بر است. و این چیزی است که من هم کاملا آن را تأیید می‌کنم.

اغلب در دفاتر مدیریت پروژه، کارمندانی کار می‌کنند که وظیفه آنها جمع‌آوری داده‌های وضعیت پروژه و ارائه گزارش‌های روند پیشرفت پروژه به مدیران است.

مسئولیت‌ها و شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه عبارتند از:

۱.

تعریف استانداردها و قوانین مدیریت پروژه

۲.

نظارت بر پروژه هاو تعیین وظعیت

۳.

ارتقاء نرخ موفقیت پروژه‌ها

۴.

آموزش سازمان در رابطه با استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه در سازمان

۵.

تدوین متدلوژی مدیریت پروژه و ایجاد مستندات و الگو های مربوطه

۶.

ایجاد گزارش های یکپارچه سازمانی

دفتر مدیریت پروژه PMO

زمانی که تصمیم می‌گیرید تا یک دفتر مدیریت پروژه راه‌اندازی نمایید، اولین سوالی که باید بدان پاسخ دهید این است که: هدف من چیست؟ من با راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه به دنبال دستیابی به چه چیزی یا ارتقاء سطح چه چیزی هستم؟

دلایل متعددی برای راه‌اندازی یک دفتر مدیریت پروژه وجود دارد:

ارتقاء نرخ موفقیت پروژه‌ها

در صورتی که بسیاری از پروژه‌های شرکت شما با شکست مواجه می‌شوند، از بودجه در نظر گرفته شده فراتر می‌روند، یا به تأخیر می‌افتند، پس بهتر است که یک دفتر مدیریت پروژه راه‌اندازی نمایید.

حصول اطمینان از مطابقت با راهبردهای تجاری

نیاز به نوآوری و خلاقیت، دلیل اصلی شرکت‌ها از انجام پروژه‌هاست. شرکت‌ها باید مدام محصولات و خدمات جدیدی را ارائه دهند تا به سرنوشت شرکت کداک  دچار نشوند. زمانی که این مسئله را به خوبی درک کنید، اهمیت موفقیت در پروژه‌ها را نیز درک خواهید کرد. دفتر مدیریت پروژه همانند ناظر و نگهبانی عمل می‌کند تا پروژه‌های شرکت عملا به ارزش تجاری منجر شوند.

تعیین استانداردها

در صورتی که هر یک از واحدهای سازمان از الگوها و روش‌های مختص خود استفاده کنند، ضریب موفقیت پروژه‌های چندمنظوره  کاهش خواهد یافت. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند استانداردهایی را تعریف نماید که همه واحدها ملزم به استفاده از آنها باشند.

هدف از تاسیس دفتر مدیریت پروژه

هدف غایی دفتر مدیریت پروژه دستیابی به تعالی در مدیریت پروژه‌های سازمان است. این مسئله را می‌توان به شرح زیر توضیح داد:

مشتریان ما

در جریان پیاده‌سازی یک دفتر مدیریت پروژه، از همان ابتدای کار مزایای متعددی حاصل خواهند شد. در تجارب پیشین ما، مشتریان از موارد زیر به عنوان مزایای دفتر مدیریت پروژه یاد کرده‌اند:

ریسک ها و چالش ها

رویکرد ما در پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه

از آنجا که هر پروژه ویژگی‌های منحصر بفرد خود را دارد، مراحل فوق تنها به نوعی نقشه راه را نشان می‌دهند و اجرای آنها اجباری نیست [و به بیان ساده وحی منزل نیستند که حتماً و مؤکداً باید اجرا شوند]. این مراحل با توجه به نیازها، زمینه‌ها و فرهنگ سازمان تعیین خواهند شد.

به منظور یکپارچه‌سازی بیشتر، پیشینه‌ی مثبت سازمان بسیار حائز اهمیت است چرا که بدین ترتیب می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که پس از پایان دوره‌ی پشتیبانی ما، سازمان قادر خواهد بود تا به تنهایی و بدون نیاز به کمک ما دفتر مدیریت پروژه خود را در چرخه عملیات حفظ نماید. با چنین تفکری در ذهن، اطمینان حاصل خواهیم کرد که تمام تغییرات مورد نیاز به طور کامل در سازمان اجرایی شده‌اند و کارکنان سازمان برای مالکیت و کنترل دفتر مدیریت پروژه آمادگی کامل دارند. معتقدیم که این مهم تنها با همکاری نزدیک مشتریان در سرتاسر چرخه عمر پروژه، از حل مشکلات به صورت مشترک، تا طراحی، پیاده‌سازی و آموزش‌دهی مناسب در کنار ما امکان‌پذیر خواهد بود.      

۱.

انجام ارزیابی‌هایی بر روی وضعیت کنونی مدیریت پروژه در سازمان

۲.

ایجاد چشم‌اندازی از دفتر مدیریت پروژه برای مشتریان.

۳.

انجام تجزیه و تحلیل کاستی‌ها در رابطه با نیازهای اساسی سازمان.

۴.

ساختارها مشخص شده و عملکردهای مورد نظر بر روی یک یا چند پروژه اجرا می‌شوند.

۵.

در هنگام پیاده‌سازی کامل دفتر مدیریت پروژه، تمام رویکردها، سازماندهی‌ها، نیروی کار، و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای عملکرد کارآمد دفتر مدیریت پروژه بر روی تمامی پروژه‌ها پیاده‌سازی می‌شوند.

۶.

می‌توان یک فاز پس از پیاده‌سازی را نیز به منظور نظارت بر امور دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفت تا بتوان نحوه ارتقاء سطح کاری این دفتر را رهگیری نمود.

مشاوره رایگان بگیرید!

در مسیر انتخاب بهترین راه حل، مشاوران ما را در کنار خود داشته باشید!